Auswahl der Eingabedatei/-datenbank

Dieses Kapitel macht Sie mit dem ersten Schritt der Konvertierung, der Auswahl der Eingabedatei bzw. der Eingabedatenbank, vertraut.

Im ersten Schritt der Konvertierung einer DATEV-Datei muss die Eingabedatei bzw. -datenbank ausgewählt werden. Dabei ist der Typ der Datei bzw. Datenbank, der Datentyp und die Datei festzulegen.

Eingabedatei

Als Typ stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Es handelt sich hierbei um eine DATEV-Datei, die von Buchhaltungsprogrammen erzeugt wurde. Dieses Format wird vor allem bei Steuerberatern verwendet.

Beim Typ DATEV-Datei handelt es sich um Dateien, die von Buchhaltungsprogrammen erzeugt wurden. Dieses Format wird vor allem bei Steuerberatern verwendet. Es wird das alte (DE001.) und das neue Format (ED00001.) unterstützt. Sie können somit Buchungslisten oder Stammdaten (Debitoren/Kreditoren) von Ihrem Steuerberater einlesen.

Beachten Sie bitte, dass man der Datei von außen nicht ansehen kann, ob Sie Buchungsdaten oder Stammdaten enthält (Einstellung unter Auswahlfenster Datentyp).

Die Datei kann Buchungen oder auch Stammdaten enthalten.

DaWan unterstützt das DATEV-Format OBE (Ordnungsbegriffserweiterung von 1993) und KNE (Kontonummernerweiterung von 2000). Bei jedem Format gibt es zwei Dateien: Eine Vorlaufdatei, die bei OBE den Namen DV01, bei KNE den Namen EV01 trägt, und eine Datendatei, die bei OBE DE001, bei KNE ED00001 heißt.

Wenn Sie als Eingabedatei den Typ DATEV-Datei wählen, wird nur die Datendatei eingelesen.

Das DATEV-Format wird überwiegend von Steuerberatern verwendet, was bedeutet, dass Sie mit DaWan ganz einfach Buchungslisten oder Stammdaten (Debitoren/Kreditoren) von Ihrem Steuerberater einlesen können.

Hinweis: Bei Datev-Dateien kann man am Dateinamen nicht erkennen, ob es sich um eine Buchungsdatei oder um eine Stammdatendatei handelt. Wenn Sie die Datei über den Button Dateiauswahl auswählen, dann wird der Datentyp automatisch vom Programm erkannt und gesetzt.

Neu wurde das Format DATEVpro entwickelt. Dieses basiert auf CSV-Dateien mit einem speziellen Header. Der Dateiname lautet hier immer EXTF_{...}.CSV.

Das neue DATEVpro-Format löst die alten DATEV-Formate (OBE/KNE) komplett ab.

Als einfachstes Format kommt auch eine Excel/CSV Textdatei in Frage, wobei die einzelnen Einträge entweder durch Semikolon, Komma oder Tabulator getrennt sein können. Die erste Zeile wird als Spalten-Überschriften interpretiert und ausgewertet. Nicht benötigte Spalten (Überschriften) können weggelassen werden. Eine Zuordnung der Spalten kann im Einstellungsmenü noch getroffen werden:

Achten Sie bitte auch auf das erwartete Datumsformat (tt.mm.jjjj).

Das Programm unterstützt sowohl Text-Dateien im Windows-Format, als auch Text-Dateien im DOS-Format. Es handelt sich hier um die unterschiedliche Interpretation von Sonderzeichen (ä,ö,ü,...).

Beispiel für eine Text-Buchungsliste:

Buchungsnummer; Datum; Soll-Konto; Haben-Konto; Datev-Schlüssel; Betrag; Währung; Buchungstext; Kostenstelle 1; Kostenstelle 2

218;01.03.2000;3000;890;;38215.07;EUR;Umbuchung;;

53;30.04.2000;1120;3280;;17000.00;EUR;Linsenmayer Farben & Lacke K;;

53;30.04.2000;9401;3280;;2720.00;EUR;Linsenmayer Farben & Lacke K;;

130;01.06.2000;1500;3000;;5382.35;EUR;Anfangssaldo;;

Beispiel für eine Text-Stammdatenliste:

Datev-Konto; Buchungstext; Kundennummer; Name; Strasse; Postleitzahl; Ort; Bank; Kontonummer; Bankleitzahl; Ust.Idnr.;Telefon;Fax;EMail;IBAN;SWIFT;Länderkennz;Bank 2;IBAN 2;SWIFT 2;Länderkennz 2

10000;;Nachname;100;;Strasse;;78462;Konstanz;;Sparkasse;12345678;21050170;;;;;DE68210501700012345678;MARKDEFF;DE;;;;

10001;;Nachname;101;;Strasse;;;Konstanz;;Sparkasse;123456789;815;;;;;;;;;;;

Nachdem Sie den Typ der Datei bzw. der Datenbank angegeben haben, müssen Sie den Datentyp bestimmen. Dazu wählen Sie aus der Liste aus, ob es sich bei den Daten um Buchungs- oder Stammdaten handelt.

Als letzte Aktion in diesem ersten Schritt wählen Sie mit der Schaltfläche Dateiauswahl in dem darauf erscheinenden Dialogfenster die entsprechende Datei für die Konvertierung aus. Sie können den Pfad der Datei und den Dateinamen aber auch direkt unter Datei: eingeben.

Sie können als Eingabedatei auch eine Excel/CSV-Datei auswählen. Nachdem Sie die Auswahl einer Excel/CSV-Datei über vorgenommen haben, können Sie über den Button ein Auswahlfenster aufrufen, in dem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können.

exceleingabefenster

In der erscheinenden Liste wird zuerst der Spaltenname, der von DaWan intern vergeben wird, angezeigt, gefolgt vom Spaltennamen wie er in der Excel/CSV-Datei geführt wird ().Sind diese beiden Namen identisch, kann eine automatische Zuordnung zwischen den programminternen Namen und den Datenbanknamen über die Schaltfläche automatisch zuordnen durchgeführt werden. Die Zuordnung kann aber auch manuell über die Buttons hoch und runter gesteuert werden. Dazu klicken Sie den jeweiligen Eintrag an, dessen Zuordnung Sie ändern möchten, und betätigen dann den Button hoch bzw. runter. Der Dateiname wird dann um die angegebene Position verschoben.

Die Auswahl der Spalten, die eingelesen werden sollen, können Sie hier steuern, indem Sie in den Selektionsfeldern die Häkchen entfernen (Spalte wird dann nicht eingelesen) bzw. setzen (Spalte wird eingelesen). Über Selektion: können sie mit dem Button und alle Komponenten auswählen bzw. die Auswahl aller Komponenten löschen. Verwenden Sie den Button , erhalten die Komponenten, die bisher keinen Haken haben einen Haken, bei denen Komponenten, bei denen ein Haken im Kästchen war, wird der Haken gelöscht. (Den Haken können Sie entfernen oder einfügen, indem Sie in das Kästchen klicken.)

Über Profil: können Sie Ihre Einstellungsprofil für die nächste Sitzung speichern oder ein gespeichertes Einstellungsprofil über wiederverwenden. Wenn Sie den Button drücken, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie einen Dateinamen und auch den Dateipfad angeben können, unter welchem Ihr Einstellungsprofil gespeichert werden soll. Wenn Sie den Button drücken, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Datei auswählen, unter der Ihr Einstellungsprofil gespeichert ist.

Mit dem Button OK starten Sie den Import der Daten aus der Datei.

Die Einstellungen des Auswahlfenster werden abgespeichert (in der Datei csv.ini) und stehen Ihnen so bei der nächsten DaWan-Ausführung wieder zur Verfügung.

Der nächste Typ, der Ihnen für die Eingabedatei bzw. –datenbank zur Verfügung steht, ist Datenbank. Sie können mit DaWan Datev-Daten in eine Datenbank schreiben und auch wieder aus einer Datenbank auslesen.

Wählen Sie den Typ Datenbank als Eingabemedium aus. Jetzt können Sie über den Button ein Auswahlfenster aufrufen, in dem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können.

Access Import

Als Datenbanktyp können Sie in diesem Auswahlfenster wählen zwischen Access2007/XP, Access2007, Access97, Excel 2007, Excel, SQL-Server, MySQL und Oracle. Daneben können Sie auch andere Datenbanken angeben, indem Sie eine eigene Initialisierung vornehmen.

Je nach Datenbank, die sie aus der Auswahlliste auswählen, ändert sich der Initialisierungsstring (OLE DB Initialisierung) in dem Feld (Init.:). Sie können diese Initialisierung z. B. für spezielle Datenbanken oder für die Angabe von Benutzerkennwörter ändern.

Hinweis:

Der Initialisierungsstring wird nach dem Export wieder auf den Standardwert zurückgesetzt, so dass beim nächsten Export die Standardeinstellung wieder angezeigt wird. Lediglich bei der eigenen Initialisierung bleibt der String erhalten und wird beim erneuten Export wieder so angezeigt.

Mit der Schaltfläche Alle Tabellen auslesen wird der Inhalt der angegebenen Datenbank ausgelesen und die Liste aller bestehenden Tabellen erscheint unter Tabelle:. Während der Auslesevorgang läuft, ist die Schaltfläche deaktiviert. Wenn der Auslesevorgang beendet ist, können Sie die von Ihnen gewünschte Tabelle aus der Liste auswählen, oder sie können den Tabellennamen direkt unter Tabelle: eintragen.

Mit dem Betätigen der Schaltfläche Spalten der Tabelle auslesen werden alle Spalten der ausgewählten Tabelle ausgelesen und im Feld darunter angezeigt. In dieser Liste wird zuerst der Spaltenname, der von DaWan intern vergeben wird, angezeigt, gefolgt vom Spaltennamen wie er in der Datenbank geführt wird (). Sind diese beiden Namen identisch, kann eine automatische Zuordnung zwischen den programminternen Namen und den Datenbanknamen über die Schaltfläche Spalten automatisch zuordnen durchgeführt werden. Die Zuordnung kann aber auch manuell über die Buttons hoch und runter gesteuert werden. Dazu klicken Sie den jeweiligen Eintrag an, dessen Zuordnung Sie ändern möchten, und betätigen dann den Button hoch bzw. runter. Der Datenbankname wird dann um die angegebene Position verschoben.

Mit dem Button OK starten Sie den Import der Daten aus der Datei.

Die Einstellungen des Auswahlfenster werden abgespeichert (in der Datei mdb.ini) und stehen Ihnen so bei der nächsten DaWan-Ausführung wieder zur Verfügung.