Das Programm enthält mehrere Eingabemasken, um die benötigten Daten direkt einzugeben.
Bitte beachten Sie, dass alle gelben Felder Pflichtfelder sind, da diese für eine XRechnung zwingend benötigt werden.
Allgemeine Rechnungsangaben:
Version:
Die XRechnung kann in der Version V1.2.2 bis V3.0.2 erzeugt werden. Die Version V3.0.2 sollte ab dem 2.7.2024 verwendet werden.
Zusätzlich kann auch das Format ZUGFeRD und "PEPPOL BIS Billing V3.0" gewählt werden.
Rechnungsart:
Eine Auswahl aus Teilrechnung, Rechnung, Korrekturrechnung und Gutschrift.
Leitweg ID:
Diese muss Ihnen vom Rechnungsempfänger ausgestellt werden. Man kann sich diese Nummer als eine Art Postfach vorstellen.
Für B2B-Kunden ohne Leitweg-ID kann hier auch eine Auftragsreferenz eingetragen werden.
Leistung erbracht von/bis:
Hier müssen beide Felder ausgefüllt sein, damit die Daten übertragen werden.
Alle weiteren Felder sind soweit selbsterklärend.
Rechnungsersteller:
Länderkürzel:
Dies sollte als zweistelliger Code hinterlegt werden.
Das Programm würde aber ansonsten auch die ausgeschriebenen Namen (z.B. Deutschland, Germany) in die notwendigen Kürzel automatisch konvertieren.
Elektronische Adresse und EAS-Code:
Ab der XRechnung in der Version V3.0.1 und der "Peppol BIS Billing V3.0" muss eine elektronische Adresse angegeben werden.
Die Art der elektronischen Rechnung wird über den interntationalen EAS-Code festgelegt:
https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/Code+lists
Bei XRechnung wird in der Regel der EAS-Code "EM" für E-Mail verwendet. Bei "elektronische Adresse" wird dann die eigene E-Mail Adresse angegeben.
Bei "Peppol BIS Billing V3.0" sind beim EAS-Code nur Zahlen erlaubt. Es muss dann also z.B. die D.U.N.S-Nummer oder die UstID verwendet werden.
Über den Button "Adresse speichern" können die eingegebenen Daten als VCard-Datei gespeichert werden und über den Button "Adresse laden" auch wieder importiert werden.
Damit müssen diese Daten bei neuen Rechnungen nicht wiederholt von Hand eingetragen werden.
Rechnungsempfänger:
Elektronische Adresse und EAS-Code:
Ab der XRechnung in der Version V3.0.1 und der "Peppol BIS Billing V3.0" muss eine elektronische Adresse angegeben werden.
Die Art der elektronischen Rechnung wird über den interntationalen EAS-Code festgelegt:
https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/Code+lists
Bei XRechnung wird in der Regel der EAS-Code "EM" für E-Mail verwendet. Bei "elektronische Adresse" wird dann die E-Mail Adresse des Rechnungsempfängers angegeben.
Bei "Peppol BIS Billing V3.0" sind beim EAS-Code nur Zahlen erlaubt. Es muss dann also z.B. die D.U.N.S-Nummer oder die UstID verwendet werden.
Lieferadresse:
Diese muss nur ausgefüllt werden, wenn die Lieferadresse von der Adresse des Rechnungsempfänger abweicht.
Zusätzlich sind die Angaben bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen notwendig.